Jak rozliczyć prezenty i spotkania świąteczne? Nie masz pomysłów? Każda księgowa mówi co innego?
Jak rozliczyć prezenty i spotkania świąteczne?
W związku ze zbliżającym się okresem świątecznym wielu przedsiębiorców zdecyduje się na zorganizowanie spotkań wigilijnych. Ewentualnie obdarowanie pracowników i klientów prezentami. Należy przy tym mieć świadomość, że organizacja spotkań świątecznych oraz przekazanie nawet drobnych upominków może generować określone skutki prawnopodatkowe.
Należy sobie w takiej sytuacji zadać pytanie: Czy przedsiębiorca może ująć wydatki świąteczne w kosztach firmowych oraz czy możliwe jest odliczenie VAT od wydatków za zakupy świąteczne?
Sprawdźmy jak do powyższego odnoszą się przepisy oraz organy podatkowe.
Wydatki kwalifikujące się do kosztów uzyskania przychodów
W pierwszej kolejności celem przypomnienia należy wskazać, że zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (wyjątek- koszty wymienione w art. 23 u.p.d.o.f.).
Z brzmienia przepisu art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. wynika, że kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 lutego 2017 r. 1462-IPPB1.4511.26.2017.2.EC). Do tego, pamiętać, aby wydatki mogły być ujęte w kosztach muszą być odpowiednio udokumentowane (np. za pomocą rachunków bądź faktur).
Wydatek w postaci wigilii pracowniczej
Jednym z wydarzeń organizowanych przez przedsiębiorców w okresie przedświątecznym jest spotkanie wigilijne. Zdaje się, że organizacja takiego wydarzenia może być ujęta w kosztach podatkowych.
Zgodnie z interpretacją indywidualną z dnia Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 lutego 2014 r. (nr sygn. ITPB3/423-559/13/PST) „W każdej sytuacji trzeba ustalić, jaki jest cel spotkania. Jeżeli ponieśliśmy wydatki na zorganizowanie spotkania wigilijnego mającego na celu zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawy atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to wówczas spełniają warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych.
Jeśli jednak spotkanie nie służy takiemu celowi, a przebywanie pracowników ze sobą, czy konsumpcja są celem samym w sobie. To w takim przypadku nie można uznać, iż wydatki poniesione na organizację takiej imprezy mają związek z przychodem. Wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów”. Podobny pogląd wyrażony jest w cytowanej już interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 lutego 2017 r. Zgodnie z jej treścią „koszty pracownicze mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji. Przykładowo w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych (okolicznościowych), w szczególności Wigilii firmowej.
Są one bezsprzecznie związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy. Zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy.
Tego typu imprezy to również okazja do dokonania podsumowań, przedstawienia planów, czy też nagrodzenia pracowników. Również te aspekty mają bezsprzeczny wpływ na przychody Spółki i Wnioskodawcy”. Nie ma więc wątpliwości, co do możliwości uznania za koszt organizacji wigilii dla pracowników. W szczególności gdy zostaną spełnione takie wymagania, jak budowanie zespołu, poprawianie atmosfery co ostatecznie przełoży się na efektywność pracy.
Co z wigilią dla kontrahentów?
W zakresie spotkania wigilijnego, w którym uczestniczą kontrahenci, co do zasady poniesiemy wydatki na organizacje wydarzenia. Nie będzie to stanowić kosztów uzyskania przychodów ze względu na kwalifikacje wydatku, jako kosztów reprezentacji (art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f.).
Od tej zasady wyjątek przewiduje interpretacja ogólna Ministra Finansów D6/033/127/SOH/2013/RD-120521 Ministra Finansów.
W treści interpretacji ogólnej wskazano, że „nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej”.
Tym samym, gdy spotkanie wigilijne będzie miało na celu np. przedstawienie zasad współpracy w zbliżającym się roku czy przedstawienia nowych produktów/usług, a przy okazji zostaną złożone życzenia świąteczne, spotkanie takie stanowić będzie koszt uzyskania przychodu. Pamiętać przy tym należy, aby takie spotkanie z kontrahentami nie miało na celu wyłącznie budowania pozytywnego wizerunku firmy czy też utrwalania relacji biznesowych.
Wydatki w postaci prezentów świątecznych dla pracowników i kontrahentów
W okresie przedświątecznym przedsiębiorcy często decydują się na obdarowanie pracowników i kontrahentów.
Przekazując upominki świąteczne pracownikom w pierwszej kolejności należy rozważyć czy przekazane prezenty będą stanowiły dla pracownika przychód. Analizy tej należy dokonać w zestawieniu z treścią wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (K 7/13). Zgodnie z tym wyrokiem za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy PIT można uznać świadczenia, które:
- zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2. spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Szczególnej analizie należy poddać drugi ze wskazanych powyżej wymogów. Jeżeli nie spełnimy jednego ze wskazanych warunków nie prezenty nie będą opodatkowane PIT.
Do tego należy dodać możliwość sfinansowania prezentów dla pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W takiej sytuacji można skorzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 67 PIT.
Co możemy darować?
Pamiętać trzeba przy tym, że zwolnienie obowiązuje łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Zwolnieniu podlegają świadczenia rzeczowe oraz świadczenia pieniężne przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Przedsiębiorcy zaliczą wtedy wydatki na zakup prezentów dla pracowników w kosztach uzyskania przychodów. Pod warunkiem, że nie zostały sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie IPPB6/4510-52/15-2/AK: „wydatki na rzecz pracowników, co do zasady, zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów, jako mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskanymi przychodami.
W ramach wydatków na rzecz pracowników potrącanych w kosztach podatkowych – mieszczą się nie tylko „standardowe” wydatki ponoszone przez pracodawcę, ale stosowne zachowania i świadczenia związane z istniejącym aktualnie lub uprzednio stosunkiem pracy”. Do takich wydatków zaliczyć można upominki wręczane pracownikom z okazji świąt. Jeśli chodzi o prezenty dla kontrahentów powinny mieć one charakter reklamowo-promocyjny.
Taka klasyfikacja prezentów pozwoli na ujęcie wydatku jako koszt uzyskania przychodu, pamiętać również należy aby prezenty nie pozostawały okazałe.
Przekazanie prezentów w świetle podatku od towarów i usług
Końcowo wspomnieć należy o obowiązkach przewidzianych w przepisach ustawy o podatku VAT.
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 maja 2018 r. 0114-KDIP1-3.4012.58.2018.2.ISK prezentuje stanowisko, zgodnie z którym skoro nabycie upominków nastąpiło w celu ich nieodpłatnego przekazania. Mają one związek z prowadzoną przez działalnością gospodarczą. Zarówno zwolnioną, jak i opodatkowaną.
W takiej sytuacji zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabytych upominków. Jedynie w odniesieniu do tych, które zostaną przekazane w związku z działaniami reprezentacyjnymi i reklamowymi dotyczącymi prowadzonej opodatkowanej działalności gospodarczej przedsiębiorcy.
W takiej sytuacji, zakupy towarów, które przekażemy klientom i kontrahentom, jako upominki np. z okazji Świąt Bożego Narodzenia, będą dawały prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczony.
Przekazanie prezentów dla pracowników
Przekazanie prezentów kontrahentom może jednak generować obowiązek w postaci konieczności naliczenia i zapłacenia podatku. Obowiązek ten nie pojawi się jednak w przypadku przekazywania prezentów o tzw. małej wartości.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług nie podlega np. przekazywanie prezentów o małej wartości, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika (art. 7 ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT). Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, prezenty o małej wartości to przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:
– o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
– których przekazania nie ujęto w ewidencji. Jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.
Autor: Jakub Wielgus – młodszy prawnik
Kancelarii Prawnej Filipek &Kamiński
Zapraszamy do zapoznania się z naszym poprzeniem artykułem Przysadź się dla Lublina.